A székhelyszolgáltatás igénybevétele előtt fontos lépés a megfelelő szerződés megkötése a szolgáltatóval. Ez a folyamat nem csupán egy papírmunka, hanem a jogi keretek között történő biztonságos együttműködés alapja a vállalkozás és a székhelyszolgáltató között. A szerződéskötés menete és a szükséges céges iratok az alábbiakban részletezve találhatók.
A szerződéskötés menete általában több lépésből áll. Először is, a vállalkozásnak meg kell választania a megfelelő székhelyszolgáltatót. Ezután a két fél – a vállalkozás és a székhelyszolgáltató – között létrejön egy szerződés, melynek tartalma és részletei alapvető fontosságúak a későbbi jogi és üzleti kapcsolat fenntartásához.
A szerződés tartalmazza a szolgáltatások részletes leírását, azokat az extrákat vagy kiegészítő szolgáltatásokat, amiket a székhelyszolgáltatás nyújtani fog, valamint a díjakat és fizetési feltételeket is. Fontos, hogy a szerződés tükrözze a felek közötti megállapodás teljes körű tartalmát és azokat a jogi garanciákat, amiket mindkét fél vállal.
A céges iratok szerepe kulcsfontosságú a szerződéskötésnél. Általában a vállalkozásnak szüksége van az alapító okiratra vagy a cégbírósági végzésre, ami bizonyítja a vállalkozás jogi létezését. Emellett az adószám, az igazolványok másolatai, valamint a vállalkozás vezetőinek személyes adatlapjai is szükségesek lehetnek a szerződéskötéshez.
A székhelyszolgáltatók általában kérhetik továbbá a vállalkozás tevékenységének rövid leírását, a tervezett tevékenységi köröket, valamint azokat az iratokat vagy dokumentumokat, amelyek bizonyítják a vállalkozás jogi tisztességét és tevékenységét. Az előzetes egyeztetés és a dokumentumok összegyűjtése után a szerződéskötés helyszíne és menete következik. Általában ezt személyesen teszik meg, és a szerződés érvényessége érdekében mindkét fél hitelesítő aláírása szükséges. Ezt követően a szerződés hatályba lép és érvényes jogi alapul szolgál a vállalkozás és a székhelyszolgáltatás között.
A szerződéskötés folyamata tehát a megfelelő dokumentumok összegyűjtésével, azok alapos átvizsgálásával és a felek közötti megállapodás aláírásával zárul. Ez a folyamat biztosítja a jogbiztonságot és az átláthatóságot mindkét fél számára, és alapvető fontosságú az üzleti tevékenység folytatásához és a székhelyszolgáltatás rendeltetésszerű igénybevételéhez.